これだけは知っておきたい！ トラブル防止のための就業規則の周知と説明会

最終回は、労働者への周知とトラブル防止のための工夫について考えてみましょう。

就業規則の作成や変更をした場合、労働基準監督署へ届出をする必要があります。
また、就業規則の内容を労働者に周知する必要もあります。

では、労働者に周知していて労働基準監督署に届出をしていない場合や、労働基準監督署に届出をしていて労働者に周知していない場合は、その就業規則は無効になってしまうのでしょうか。 結論から申し上げますと、

①労働者に周知していて労働基準監督署に届出をしていない場合
会社と労働者の間での契約内容として就業規則の内容は有効となりますが、労働基準法で定められている労働基準監督署への届出をしていないという違反となります。

②労働基準監督署に届出をしていて労働者に周知していない場合
労働基準法の届出に関する違反はありませんが、会社と労働者との間での契約内容としては無効ということになります。

「会社と労働者」と「会社と労働基準監督署」という2つの関係があるのでわかりにくいところだと思います。 参考として、労働契約法、労働基準法、労働基準法施行規則の関係条文を文末に記載しておきます。

「会社と労働者」の関係で、就業規則が有効になるためには周知が必要です。
周知については、厚生労働省令で定める方法として、労働基準法施行規則に次の記載があります。

・常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、または備え付けること

・書面を労働者に交付すること

・磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること

会社が労働者に就業規則を周知するには、事業場に備え付ける、書面を交付する、PCで見られるようするなど、さまざまな方法が考えられます。 もちろん、実質的に自由に見られる状態でないといけません。

たとえば、「怖い部長の後ろの棚に就業規則が保管してあって、部長の許可をとらないと見ることができない」という状況だとします。この場合、たとえ棚に鍵がかかっていないとしても、「本当に自由に見られるか」といえば、そうではないという判断になるでしょう。

法律的には周知についてここまでしか触れていませんが、労働者は労働に関する法律の専門家ではありませんから、就業規則を読んでも理解をすることが難しかったり、勘違いをしたりすることも多いと感じます。

また、就業規則の条文を書く場合、たった1つの意味にしかとれない書き方をすることが重要です。しかし、そうなっていない場合、人間は自分の都合のよいように解釈をする生き物ですので、会社の解釈と労働者の解釈が違うということも起こり得ます。


そこで、トラブルを防止するため、就業規則の作成時や変更時に労働者に対して説明会を行なうことは有用です。 特に新入社員については会社のルールなどを理解してもらう必要がありますので、理解が難しいところやトラブルになりやすいところを説明しておくことをおすすめします。

また、労働者にとって重要な内容（残業や休日出勤、有給休暇など）については、図解でわかりやすく説明したガイドブックを作成して配付するなど、いろいろと工夫するのもよいでしょう。


最後に覚えておいていただきたいのは、就業規則を労働基準監督署に提出する際、労働基準監督署は法律違反がないかという視点では見ますが、その就業規則が会社を守るために役に立つかという視点で見ることはありません。

争いになった場合、就業規則の内容について最終的に判断をするのは裁判所です。
もちろん、争いになることはないほうがいいに決まっています。
そのために、労働者との争いやすれ違いが起こらないように工夫することも重要です。
しかし、裁判で役に立たないような就業規則では、いざというときに会社が困ることになります。

皆が気持ちよく働けるように、そして会社を守れるように、「その一文」が本当に使えるものか、もう一度確認してみてください。